구글 워크스페이스, 제미나이 지시를 지메일⁠·⁠문서에서 재사용

구글이 제미나이에게 반복해서 맡기는 일의 지시를 저장해 여러 업무 앱에서 재사용할 수 있는 ‘워크스페이스 스킬’을 배포하기 시작했다. 구글이 11월 10일 공개한 일정에 따르면 빠른 출시 도메인에는 11월 9일부터 적용을 시작했고, 예약 출시 도메인에는 11월 30일부터 적용한다. 각 도메인에 기능이 표시되기까지 최대 15일이 걸릴 수 있다.

워크스페이스 스킬은 팀의 문체나 업무 절차, 참고 문서 링크를 하나의 지시 묶음으로 저장한다. 지메일·문서·프레젠테이션·드라이브·챗·워크스페이스 스튜디오 웹에서 이 지시를 불러올 수 있다. 안드로이드와 iOS에서는 구글 챗 앱에서 호출할 수 있다. 스킬을 만들고 편집하거나 시험하고 공유하는 작업은 웹에서 이뤄진다. 현재 지시와 프롬프트는 영어만 지원한다. 스프레드시트와 미트는 이번 적용 대상에서 빠졌다.

지메일 답장과 프레젠테이션에 같은 팀 지시 적용

구글이 제시한 예는 고객에게 보내는 글의 어조를 맞추는 작업이다. 영업팀은 지메일에서 답장 초안을 쓰거나 구글 문서에서 제안서를 만들 때 같은 스킬을 부를 수 있다. 프레젠테이션에서 영업 자료를 준비할 때도 적용할 수 있다. 가령 팀이 구글 드라이브에 보관한 제안서 양식이나 작성 지침의 링크를 스킬에 넣으면 제미나이가 그 자료를 참고한다. 파일을 직접 첨부하는 기능은 구글의 전환 안내에 향후 추가될 기능으로 남아 있다.

웹에서 지원되는 제미나이 사이드 패널에서는 메시지에 스킬 이름을 지정할 수 있다. 제미나이가 요청과 관련된 활성 스킬을 골라 적용할 수도 있고, 사용자가 한 요청에 여러 스킬을 지정할 수도 있다. 동료들과 지시 초안을 함께 쓰는 팀은 하나의 구글 문서에서 문구를 다듬을 수 있다. 각 참여자가 이 문서에서 스튜디오로 지시를 가져오면 자기 스킬 사본이 생긴다. 스튜디오에서는 샘플 요청을 넣어 결과를 검토한 뒤 스킬을 켤 수 있다. 문서에서 지시를 고친 경우 스튜디오의 동기화 기능으로 연결된 문서의 내용을 가져올 수 있다.

같은 지시는 워크스페이스 스튜디오의 자동화 작업인 ‘플로’에도 쓸 수 있다. 현재 도움말은 자동화의 제미나이 단계에서 스킬 이름을 직접 선택하는 기능을 제미나이 베타 사용자 대상으로 안내한다. 스킬을 시작점으로 삼아 다른 단계로 데이터를 전달하는 방식도 있다. 스튜디오 도움말은 사용자가 직접 시작하도록 만든 플로를 연결해, 스킬이 이메일에서 찾은 값을 후속 단계에 넘기는 사례를 든다. 구글의 배포 공지는 수동 시작이나 일정에 따른 시작으로 설정된 플로를 스킬에서 호출할 수 있다고 설명했다.

동료에게 공유하면 별도 사본 생성

스튜디오에서 스킬을 받은 동료는 자체 사본을 만들어 편집할 수 있다. 원래 작성자가 나중에 표현 규칙이나 절차를 바꿔도 앞서 공유된 사본에는 그 변경이 자동으로 반영되지 않는다. 공유 링크를 열면 수신자는 지시를 읽은 뒤 자기 스킬 목록에 사본을 추가할 수 있다. 스킬에 담긴 링크는 사본에 포함될 수 있고, 링크가 가리키는 드라이브 문서에 접근하려면 해당 문서의 열람 권한이 필요하다.

대상에는 워크스페이스 비즈니스·엔터프라이즈 구독과 일부 교육·AI 부가상품이 포함된다. 구글은 이용 대상을 만 18세 이상으로 제한했다. 스킬은 대상 구독에서 기본으로 켜져 있다. 관리자 도움말에 따르면 부서나 그룹별로 사용을 제한할 수 있다. 설정에서 스킬을 끄면 해당 사용자의 기존 스킬 실행과 스튜디오 스킬 페이지 접근도 차단된다. 조직 밖으로 스킬을 공유할 수 있는 범위는 별도 설정에서 정한다. 관리자는 감사 로그에서 스킬을 만들거나 복사하고, 공유 범위를 바꾸거나 실행한 기록을 확인할 수 있다. 구글은 사본에 설정에 입력한 문구나 이메일 주소도 포함될 수 있다고 안내했다.

기존 젬은 제미나이 앱에서 전환

제미나이 앱의 맞춤형 도우미인 젬(Gem)과 워크스페이스 스킬은 별도로 관리된다. 구글의 전환 안내에 따르면 기존 젬은 11월 17일부터 제미나이 앱의 설정으로 이동하며, 옮긴 뒤에도 사용할 수 있다. 남은 젬의 자동 전환은 비즈니스·엔터프라이즈 계정에서 이르면 2027년 3월 1일, 교육 계정에서 이르면 6월 1일 시작한다. 자동 전환 결과는 제미나이 앱의 비활성 스킬 초안에 저장된다.

스튜디오에서 기존 젬을 호출하던 자동화에는 별도 일정이 적용된다. 구글의 스튜디오 도움말에 따르면 새 ‘Ask a Gem’ 단계 추가는 이미 종료됐으며, 이 단계를 쓰던 플로는 지원 종료 전까지 편집하고 실행할 수 있다. 구글은 2027년 3월부터 해당 플로가 작동을 멈출 예정이라고 안내했다. 해당 단계를 교체하는 방법으로는 기존 젬 지시를 ‘Ask Gemini’ 단계에 옮기는 방식과, 같은 지시를 스킬로 만들어 플로에서 불러오는 방식이 있다.