긴 보고서를 3줄로 요약받기

누가 읽을지와 세 줄의 모양을 정해 주면, 긴 보고서도 바로 보고할 수 있는 3줄 요약으로 받을 수 있습니다. 요약의 숫자를 원문과 맞춰 보는 법까지 정리했습니다.

단계별 따라하기

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   누가 읽을지 먼저 정하기

   같은 보고서라도 팀장에게 올리는 요약, 내가 다음 분기 계획에 참고할 요약, 거래처에 보내는 안내는 담을 내용이 다릅니다. AI는 요약을 누가 어디에 쓸지 모르기 때문에, 알려 주지 않으면 무난하지만 어디에도 딱 맞지 않는 요약이 나옵니다.

   읽는 사람과 용도를 한 줄만 적어 줘도 무엇을 남기고 뺄지가 정해집니다. 회사 밖으로 나가는 요약이라면 내부 숫자를 빼 달라고 분명히 말하세요.

   같은 보고서도 읽는 사람에 따라 요약이 달라집니다

   읽는 사람	어디에 쓰나	담을 것	뺄 것
   팀장	주간 회의 보고	결론, 원인, 결정할 일	변화가 거의 없는 숫자 (광고비, 문의 건수)
   나	다음 분기 계획	숫자와 비교 기준, 원인	이미 아는 배경 설명
   거래처	포장재 공급사에 보내는 안내	파손 현황과 포장재 변경 계획	매출·광고비 같은 내부 숫자

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   세 줄의 모양과 길이 정하기

   세 줄에 무엇을 담을지 정해 주면 매번 같은 모양으로 받을 수 있습니다. 팀장 보고용이라면 '결론 → 숫자가 들어간 근거 → 다음 할 일' 순서가 무난합니다. 줄마다 글자 수 상한도 정하세요.

   보고서를 먼저 붙여 넣고, 요청은 맨 끝에 쓰세요. Anthropic의 프롬프트 안내서도 긴 문서는 앞에, 질문은 끝에 두라고 권합니다. 문단마다 번호를 붙여 두면 나중에 근거를 찾기 쉽습니다.

   사내 보고서는 회사가 허용한 AI 서비스에서만 요약하세요. 허용된 서비스가 없다면 숫자와 이름을 바꾼 연습용 문서로 먼저 익혀 보세요.

   이 글에서 쓰는 예제 보고서 (가상의 3분기 온라인 판매 분석, 핵심 문단만)

   문단	내용
   1	3분기(7~9월) 온라인 매출은 13억 2천만 원으로, 2분기 12억 원보다 10% 늘었다.
   2	증가분 1억 2천만 원 가운데 1억 원은 정기배송에서 나왔다. 정기배송 매출은 2억 5천만 원에서 3억 5천만 원으로 40% 늘었다.
   3	반품률은 2분기 3.0%에서 3분기 4.5%로 올랐다. 반품 사유의 52%가 '배송 중 파손'이었다.
   4	파손 신고는 7월에 바꾼 얇은 포장재를 쓴 주문에 몰려 있었다.
   5	광고비는 2분기와 같은 1억 5천만 원이었고, 고객 문의는 1,240건으로 2분기(1,210건)와 비슷했다.
   6	운영팀은 10월 31일까지 포장재를 이전 방식으로 되돌리고, 11월 반품률을 다시 확인할 것을 제안한다. 이를 위해 월 300만 원의 추가 포장비 승인을 요청한다.

   [보고서 붙여 넣기]
   
   위 보고서를 팀장님께 보고할 3줄 요약으로 만들어 줘. 팀장님은 주간 회의 직전에 이 요약만 읽고 결정할 일을 정하셔.
   1줄: 결론
   2줄: 근거 (보고서의 숫자를 넣어서)
   3줄: 다음 할 일과 필요한 결정
   줄마다 공백 포함 50자 이내로 쓰고, 보고서에 없는 내용은 넣지 마.

   3분기 매출은 10% 늘었지만, 반품률이 3.0%에서 4.5%로 올랐습니다.

   반품 사유의 52%가 배송 중 파손이며, 파손은 7월에 바꾼 포장재에 몰렸습니다.

   10월 31일까지 포장재를 되돌리려면 월 300만 원 추가 비용 승인이 필요합니다.

   확인해 보기

   • 줄마다 글자 수를 세어 보세요. 엑셀의 LEN 함수(=LEN(A1))는 공백을 포함한 글자 수를 셉니다. 예시 답은 42자, 45자, 46자입니다.
   • 줄마다 보고서의 숫자가 들어 있는지, 광고비처럼 팀장에게 필요 없는 내용은 빠졌는지 보세요.
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   너무 길면 장별로 나눠서 요약하기

   수십 쪽짜리 문서는 한 번에 넣기 어렵거나, 넣더라도 중요한 세부 내용이 요약에서 빠질 수 있습니다. 한 번에 넣을 수 있는 분량은 서비스와 요금제마다 다릅니다.

   이럴 때는 장마다 따로 "이 장의 핵심을 숫자와 함께 다섯 개 이내로 뽑아 줘"라고 요청한 뒤, 장별 요약을 모아 최종 3줄을 만들게 하세요. 나눠서 요약한 뒤 합치면, 한 번에 요약할 때 놓친 세부 내용을 더 챙기는 경우가 많습니다.

   40쪽 보고서를 장별로 나눈 예 (가상)

   장	쪽	장별 요약에 꼭 남길 것
   1장 시장 동향	1~8쪽	시장 규모와 경쟁 상품의 가격 변화
   2장 판매 실적	9~20쪽	매출과 증가율, 정기배송 실적
   3장 반품·문의	21~32쪽	반품률, 반품 사유, 문의 건수
   4장 제안	33~40쪽	제안 내용, 날짜, 비용

   [1장 요약]
   [2장 요약]
   [3장 요약]
   [4장 요약]
   
   위는 40쪽짜리 3분기 보고서를 장별로 요약한 거야. 이 네 요약만 근거로, 앞에서와 같은 형식으로 팀장님께 보고할 3줄 요약을 만들어 줘. 줄마다 공백 포함 50자 이내로 쓰고, 요약에 없는 숫자는 넣지 마.

   확인해 보기

   • 최종 3줄의 숫자가 장별 요약에 그대로 있는지 확인하세요. 장별 요약에 없는 숫자가 보이면 원문에서 다시 찾아봅니다.
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   줄마다 근거 문장을 받아 확인하기

   요약은 원문을 줄이는 과정에서 숫자가 바뀌거나, 원문에 없는 해석이 끼어들기 쉽습니다. 줄마다 근거가 된 원문 문장을 그대로 인용해 달라고 하면, 원문 전체를 다시 읽지 않고 그 문장만 찾아 확인할 수 있습니다.

   Word의 Copilot처럼 문서 프로그램에 AI 요약 기능이 들어 있기도 합니다(요금제와 회사 설정에 따라 다릅니다). 다만 Microsoft는 현재 이 기능이 문서 뒷부분 내용에는 출처를 항상 표시하지는 않는다고 안내합니다. 어느 도구를 쓰든 숫자·이름·날짜는 직접 대조하세요.

   방금 만든 3줄 요약의 줄마다, 근거가 된 보고서 문장을 문단 번호와 함께 그대로 인용해 줘. 근거 문장을 찾지 못한 줄은 '근거 없음'이라고 표시해 줘.

   세 줄 모두 보고서에서 근거 문장을 찾았습니다. 줄마다 두 문장을 합쳐서 줄였습니다.

   줄마다 근거 문장 (예시)

   줄	근거 문장 (그대로 인용)	문단
   1	3분기(7~9월) 온라인 매출은 13억 2천만 원으로, 2분기 12억 원보다 10% 늘었다.	1
   1	반품률은 2분기 3.0%에서 3분기 4.5%로 올랐다.	3
   2	반품 사유의 52%가 '배송 중 파손'이었다.	3
   2	파손 신고는 7월에 바꾼 얇은 포장재를 쓴 주문에 몰려 있었다.	4
   3	운영팀은 10월 31일까지 포장재를 이전 방식으로 되돌리고, 11월 반품률을 다시 확인할 것을 제안한다.	6
   3	이를 위해 월 300만 원의 추가 포장비 승인을 요청한다.	6

   확인해 보기

   • 인용한 문장을 보고서에서 찾기 기능으로 검색해, 그대로 있는지 보세요. 보고서에 없는 문장을 인용했다면 그 줄은 버리고 다시 요청합니다.
   • 숫자와 날짜는 인용문과 하나씩 대조하세요. 이 예시라면 10%, 3.0%, 4.5%, 52%, 7월, 10월 31일, 300만 원입니다.